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【タイムマネジメント】1日の時間を100%有効活用する時間術

   

 

ある人は限られた時間で多くの仕事をし、またある人は常に時間に追われるように仕事をしていることがあります。
1日24時間という時間は全ての人にとって平等であるはずなのに、このような差が生まれるのは何故でしょうか?
その要因の一つとして、タイムマネジメントが挙げられます。
タイムマネジメントとは、限られた時間の中で、効率的かつ生産的にタスクをこなすにはどうすればいいか?について考えられた方法で、世間一般で仕事が出来ると評価されている人の多くはこのタイムマネジメントを上手く活用しています。
ではこれから、タイムマネジメントのやり方について具体的に説明していきます。
ここで紹介する方法は、やろうと思えば今すぐ出来るものですし、特別な道具もいりません。専用のアプリを使えばより簡単に行うことが出来ますが、仮に無くても紙と鉛筆と時計さえあれば出来るものです。

PDCAサイクルとは?

ここで紹介するタイムマネジメントはPDCAサイクルをベースにしています。
PDCAサイクルとは、計画(Plan)、実行(Do)、評価(Check)、改善(Act)の4つの工程を繰り返すことによって、作業の問題点を洗い出して、より良い形に改善していく手法のことです。
評価(Check)の代わりに研究(Study)が入り、PDSAサイクルと呼ばれることもあります。

目標を設定し、計画を立てる

目標を設定する

まずは目標を設定し、それを達成するための計画を立てます。PDCAサイクルで言うと、計画(Plan)の工程に当たります。
設定する目標はというのは、例えば、資格を取る、とか、志望の大学に合格する、とか、アプリを開発する、といったものです。
ただ、目標を設定する際に、一点だけ注意点があります。
目標には必ず期限を設けてください。つまり、今から何か月後の何月何日の資格試験に合格する、とか、今から何か月後にアプリを完成させる、といった明確な期限を設定する必要があります。
ただ漠然と、いつか将来的にはこうしたい、こうなりたい、と言う目標では駄目です。

計画を立てる

目標と期限を決めたら、次はそれを達成するための計画を立てます。例えば目標が資格取得なら、試験日までにこの過去問集を全て終わらせなければいけない、そのためには、一日何問ずつ問題を解かなければいけない、と言う様に、期限から逆算して目標を日々のタスクに落とし込むわけです。
その際、タスクを可算化させることが重要です。つまり、漠然と「参考書を読む」とか「過去問を解く」というのではなく、「参考書を何ページ読む」とか「過去問を何問解く」いうふうに、やるべきことを数字で示すわけです。それによって、そのタスクの進捗率を数字で表せられるからです。
可算化できないタスクの場合でも、可能な限り具体的に作業内容を明確にし、達成出来たか、出来なかったかをはっきり区別できるような内容にしましょう。
そして、日々のタスクを洗い出した後は、それらを自分の予定表に書き込みます。
(カレンダーや手帳に直接書き込んでもいいですし、タスクマネジメントのアプリを使用してもいいです)
まずは、日々のルーチンワークを書き込みましょう。例えば、毎日10ページ参考書を読む、とか、毎日10個英単語を覚える、とか、毎週土日は5kmランニングをする、といったあらかじめ決まりきったタスクを記載していきます。
その後、ルーチンワークではないけれども目標達成のためにやるべきこと、例えば、参考書を買う、とか、試験の申し込みをする、などと言ったタスクをtodoリストとして予定表に記載していきます。

計画を実行する

次はPDCAサイクルの、実行(Do)の工程です。計画通りに実行してきましょう。とは言っても、人間と言うのは、常に計画通りに行動できるわけではありません。
勉強しようと思っていたけど、ついネットやゲームに気を取られて気づいたら何もできなかった、と言うような経験は誰しもあると思います。
そこで、そのような注意の散漫を防ぎ、今やるべきタスクに集中できる方法を紹介します。

ポモドーロ・テクニックを使う

ポモドーロ・テクニックとは、25分間の作業と3~5分の休息を繰り返すことによって、常に目の前のタスクに向かって集中力をキープする方法です。
具体的には以下の手順で行います。

手順1.やるべきタスクを決定する。
手順2.25分のタイマーをセットする。
手順3.タスクに取り組む。
手順4.25分経過し、タイマーが鳴ると、作業を中断し紙にチェックマークをつける。
手順5.チェックマークの数が4つ未満だった場合、3~5分の休憩を取り、手順2に戻る。
手順6.チェックマークの数が4つだった場合(つまり25分のタスクを4回行った場合)、15~30分の休憩を取り、チェックマークの数を0に戻し、手順1に戻る。

もし作業中に急用が入ったり、他のものに気が散って作業を中断してしまった場合、手順は1からやり直しです。
このように短時間の作業と休息を繰り返すことによって、集中力を持続するポモドーロ・テクニックは、世界中のクリエイターやエンジニアに採用されています。

日々の行動を記録する

自分の日々の行動とその時間を、可能な限り記録しておくことも、タイムマネジメントにおいて非常に重要です。
どの作業にどれだけ時間がかかったのか、ネットやSNS等、無駄な事にどれだけ時間を使っていたのか等、一日の行動を、可能な限り時間管理アプリなどで記録し、後から検証するわけです。
その具体的な検証方法については、次の章で説明します。

結果を分析し、計画を立て直す

PDCAサイクルの評価(Check)及び改善(Act)の工程です。
やるべきタスクが計画通り実行されたか検証します。もしタスクが計画通りに進んでおらず、進捗が遅れている場合はその原因を突き止め改善する必要があります。
その方法の一つとしてアイゼンハワーメソッドというものがあります。

アイゼンハワーメソッドを使う

アイゼンハワーメソッドとは、アメリカの34代大統領ドワイト・D・アイゼンハワーの「緊急な事が重要な事ではない。重要な事が緊急な事でも無い」と言う言葉をもとにして作られたタイムマネジメントの手法です。(アイゼンハワーボックス、アイゼンハワーマトリックスとも呼ばれます)
まず自分が記録した日々の行動を以下の四つのカテゴリに振り分けます。

1.重要かつ緊急
2.重要だが緊急でない
3.重要でないが緊急
4.重要でも緊急でもない

この中で、あなたが最も多くの時間を使うべきものはどれでしょうか?
それは2の「重要だが緊急でない」ことです。
1の「重要かつ緊急」なことは当然すぐに対処しなければいけない問題ですが、その対応にばかり追われてしまい、2の「重要だが緊急でない」ことをおろそかにしてしまうと、いつまでも安定した生活が送れません。
この「重要かつ緊急」なことが発生しないように、日々対策しておく必要があります(仕事は締切よりも余裕を持って終わらせる等)。
3の「重要でないが緊急」なことに多くの時間を使ってしまっている場合も要注意です。本当にそのタスクをやる必要があるか、代わりの手段がないか、について検討しましょう。
4の「重要でも緊急でもない」なことに多くの時間を使っている場合、これは明らかに時間を無駄にしているので、1分1秒でもこの「重要でも緊急でもない」なことに費やす時間を減らすように努めましょう。

上記の観点から自分の時間の使い方を見直し、再度予定を立て直します。
つまりPDCAサイクルの計画(Plan)に戻るわけです。このサイクルを繰り返すことによって、日々の時間をより有効かつ効率的に使えるようになり、自分の目標に確実に近づくことが出来ます。

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